Co musi wiedzieć przedsiębiorca i jak przygotować firmę bez stresu

Od 2026 roku wszystkie firmy w Polsce będą wystawiać i odbierać faktury przez państwowy system KSeF – Krajowy System e-Faktur.
Dla przedsiębiorców oznacza to zmianę sposobu pracy z dokumentami, ale nie musi to być trudne.

Poniżej wyjaśniamy KSeF w prosty i zrozumiały sposób.

---

Co to jest KSeF – w dużym skrócie?

To miejsce, w którym będą przechowywane wszystkie Twoje faktury sprzedażowe i zakupowe.
Nie trzeba będzie szukać dokumentów w mailach, folderach czy segregatorach — wszystko będzie dostępne w jednym systemie.

Każda faktura otrzyma swój unikalny numer nadany przez system.

---

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla największych firm

• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców

• 1 stycznia 2027 r. – przelewy między firmami będą musiały zawierać numer faktury z KSeF

---

Co zmieni się w codziennej pracy firmy?

✔ Faktury nie będą już w PDF

Nie będzie można wystawić faktury w Wordzie, Excelu czy PDF.
Faktura musi zostać wysłana do KSeF — tylko wtedy jest uznawana za ważną.

✔ Dokumenty będą przechowywane automatycznie

System przechowuje faktury przez 10 lat.
Nie trzeba prowadzić dodatkowego archiwum.

✔ Poprawianie faktur będzie prostsze

Jeśli wystąpi błąd — wystarczy wystawić korektę.
Nie będzie możliwości edytowania starej faktury.

---

Czego KSeF nie pokazuje?

W systemie nie zobaczysz:

• faktur zagranicznych (np. Meta, Google, Amazon, dostawcy z UE),

• biletów, parkingów, przejazdów, paragonów z NIP,

• raportów kasowych, list płac, wyciągów bankowych.

Te dokumenty nadal trzeba przekazywać księgowej tak jak dotychczas.

---

Jak przygotować firmę do KSeF?

1. Sprawdzić, czy program do fakturowania obsługuje KSeF.

2. Ustawić sposób logowania (Profil Zaufany / podpis kwalifikowany / certyfikat KSeF).

3. Jeśli masz spółkę z o.o. – trzeba złożyć zgłoszenie ZAW-FA, aby wskazać osoby uprawnione.

4. Ustalić z księgową sposób przekazywania faktur.

5. Wypróbować system w wersji testowej (koniec 2025 r.).

---

Najczęstsze błędy przedsiębiorców

• wystawienie faktury poza KSeF → dokument jest nieważny

• błędny NIP → konieczna korekta

• brak ZAW-FA (w spółkach) → brak dostępu do KSeF

• od 2027 r.: przelew bez numeru KSeF → opóźnienia w księgowaniu

---

Jakie mogą być kary?

Za niewysłanie faktury do systemu lub wystawienie jej poza KSeF mogą grozić sankcje finansowe:

• do 100% VAT,

• lub do 18,7% wartości brutto, gdy VAT nie ma.

---

Jak Sigma-B sp. z o.o. pomaga firmom przejść na KSeF spokojnie

Jako biuro rachunkowe:

• tłumaczymy KSeF prostym językiem,

• konfigurujemy programy do fakturowania,

• przygotowujemy i wysyłamy ZAW-FA,

• uczymy, jak odbierać i przekazywać faktury z KSeF,

• zapewniamy bezpieczne i profesjonalne księgowanie.

Naszym celem jest jedno: żeby KSeF był dla przedsiębiorcy ułatwieniem, a nie problemem.

---

Zapraszamy do współpracy

Sigma-B sp. z o.o., NIP 5213970877
ul. Łopuszańska 57/43, Warszawa
📞 +48 575 75 8880
📧 biuro@sigma-b.com