Что должен знать предприниматель и как подготовиться без лишних нервов

С 2026 года все фирмы в Польше будут выставлять и получать фактуры через государственную систему KSeF.
Это новая цифровая площадка, где ваши документы будут храниться автоматически.
Если объяснять совсем просто — KSeF нужен для порядка, безопасности и экономии времени.

---

Что вообще изменится?

✔ Фактуры больше не будут в PDF

Нельзя будет выставить счёт в Word, Excel или PDF.
Фактура должна пройти через KSeF, и только тогда она считается действительной.

✔ Все документы хранятся в одном месте

Система сама сохраняет ваши фактуры на 10 лет — ничего не потеряется и не сгорит в архиве.

✔ Ошиблись в фактуре?

Ничего страшного — просто делается корректировка.
Редактировать старую фактуру не получится, и это нормально.

---

С каких дат это всё вступает в силу?

• С февраля 2026 — первые фирмы уже обязаны работать через KSeF.

• С апреля 2026 — KSeF обязателен практически для всех предпринимателей.

• С 2027 года — при оплате между фирмами нужно будет указывать номер фактуры из KSeF.

---

Что система НЕ показывает?

Важно: KSeF НЕ покажет документы от:

• Facebook / Meta

• Google

• Amazon

• иностранных поставщиков

• билетов, кассы, парковок

• зарплат, банковских выписок

Эти документы вы по-прежнему передаёте бухгалтеру вручную.

---

Что предпринимателю нужно сделать заранее?

1. Проверить, подходит ли ваша программа для выставления фактур к KSeF.

2. Настроить вход в систему (через электронную подпись или госучётку).

3. Если у вас spółka z o.o. — подать документ ZAW-FA, чтобы указать, кто имеет право входить в KSeF.

4. Обсудить с бухгалтером порядок работы, чтобы не было хаоса в первый месяц.

5. При желании — протестировать систему в конце 2025 года.

---

Какие ошибки встречаются чаще всего?

• выставили фактуру в PDF → документ недействителен;

• неправильно указан NIP клиента → придётся делать корректировку;

• не подан ZAW-FA → фирма не сможет работать в KSeF;

• с 2027 года: в переводе нет номера фактуры → возможны задержки в оплате.

---

Какие могут быть штрафы?

Если фактуру не отправили в KSeF или выставили «мимо системы», штраф может быть очень высоким — вплоть до 100% суммы VAT или до 18,7% от всей суммы, если VAT нет.

Но этих рисков легко избежать при правильной настройке.

---

Как Sigma-B sp. z o.o. помогает пройти через KSeF спокойно

Мы:

• объясняем всё простым человеческим языком;

• настраиваем программу для выставления фактур;

• подаем за клиента ZAW-FA (если нужна помощь);

• показываем, как правильно скачивать фактуры из KSeF;

• берём на себя безопасное и аккуратное бухгалтерское ведение.

Наша цель проста: чтобы KSeF стал для предпринимателя удобством, а не проблемой.

---

Приглашаем к сотрудничеству

Sigma-B sp. z o.o., NIP 5213970877
ul. Łopuszańska 57/43, Warszawa
📞 +48 575 75 8880
📧 biuro@sigma-b.com